Samarbejde og samarbejdsorganisation

Du kan her på siden læse vejledningen til "Samarbejde og samarbejdsorganisation"-bestemmelserne. Du kan downloade bestemmelserne fra højreboksen.

Formål

Formålet med samarbejdet er at sikre, at it-driftskontrakten løbende styres, og at der følges op på både a) status, problemer og uenigheder samt b) forbedringer, ændringer og tilpasninger som følge af nye muligheder og ændrede behov. Derudover er det afgørende, at der opretholdes en fornuftig relation mellem myndigheden og leverandøren.

Samarbejdet kan i princippet gennemføres hændelsesbaseret, men af planlægningsmæssige årsager styres Kontrakten typisk ved periodiske møder.

Kontrakttyper, hvor bestemmelserne kan bruges

Et godt samarbejde er vigtigt i alle kontrakter. Der bør dog være særligt fokus på samarbejdsorganisationen, når it-driftskontrakten er relativ kompleks og styringen dermed dækker over en række forskellige ydelser og services. Det skal især bemærkes, at en stor del af samarbejdet ofte fokuserer på problemer, herunder uenigheder om stort og småt, hvorfor samarbejdsorganisationen skal kunne adskille disse ting fra den egentlige styring. Det er derfor nødvendigt, at kontrakten understøtter og fokuserer på at opretholde og sikre det gode og konstruktive samarbejde parterne imellem. Samarbejdsorganisationen skal sikre en løbende dialog mellem de daglige driftsfolk hos både kunde og leverandør, for at udvikle en gensidig fælles forståelse af behov, metoder, præferencer mv. Ledelsen hos de respektive parter involveres, således at behov, metoder, præferencer mv., også forankres i ledelsen. Den positive opbygning af et løbende samarbejde vil alt andet lige understøtte en mere effektiv løsning af problemer, når de opstår. Den ”positive ånd” kan kun opbygges i et gensidigt samarbejde, som ikke kan kontraktreguleres, men kontrakten kan fokuseres herimod og ikke kun mod problemløsning.
 

Fordele og ulemper ved brug af bestemmelserne

Fordelen ved bestemmelserne er, at de sikrer myndigheden en mulighed for et tæt samarbejde med leverandøren omkring opfyldelsen af it-driftskontrakten. Bestemmelserne medfører, at begge parter løbende informerer hinanden om ethvert forhold, som har betydning for opfyldelse af Kontrakten, herunder udveksling af information, data og dokumentation. Samarbejdsorganisationen afhænger af Kontraktens størrelse, således at visse fora kan slås sammen, hvis det skønnes, at Kontrakten er simpel eller indeholder få problemer eller ændringer – ulempen ved en for simpel samarbejdsorganisation er imidlertid, at møderne anvendes forkert og kun fokuserer på udvalgte dele af de områder, der skal følges op på.

Opfølgning i driftsfasen

Løbende opfølgning ved møder i samarbejdsorganisationen.

Bod/Bonus

Er ikke relevant for denne bestemmelse.

Rapportering

Hvert forum i samarbejdsorganisationen har sin egen særskilte rapportering.