Om prisbilag

Kontraktens prisbilag bør altid være detaljerede og gennemarbejdede

Hensigtsmæssig prisregulering

Det er en grundlæggende forudsætning for en hensigtsmæssig prisregulering, at kontraktens prisbilag er tilstrækkeligt detaljerede og gennemarbejdede.

Der skal således være en selvstændig kontrakts- og bilagsregulering af vederlaget for driftsydelsen, der beskriver priserne for de enkelte elementer, der leveres. Derudover skal der være en beskrivelse af enhedspriser for de ydelser, der kan tilkøbes under kontrakten. 

Nye behov over tid

Størstedelen af alle it-driftsaftaler ændres over tid. Den typiske løbetid for en it-driftsaftale er 4-6 år, og i løbet af den tid vil der ofte være behov for ændring af kapacitet og skift til andre teknologier.

I relation til it-drift er det navnlig relevant, at aftalen regulerer muligheden for skalering af de dele af driftsydelsen, der typisk vil være behov for at tilpasse over tid som følge af eksempelvis ændret brugeradfærd, flere eller færre brugere, ændret applikationskompleksitet eller lignende forhold, der kan ændre belastningen af systemet. 

Det er derfor vigtigt, at aftalen entydigt regulerer enhedsprisen for de ydelser, der kan justeres, og i det omfang alternative ydelser kendes, at priserne på dem er reguleret i aftalen.

Baseline

Aftalen bør beskrive en ”baseline” for de elementer, som driftsvederlaget er baseret på, og som er udgangspunktet ved leverandørens overtagelse af ansvaret for driften. Baselinedokumentationen skal beskrive, hvilke og hvor mange elementer der indgår i vederlaget for drift samt de serviceniveauer, der eventuelt er knyttet hertil. Det kan fx være en angivelse af den infrastruktur, databaser, applikationer, antal brugere til servicedesken etc., der er udgangspunktet for aftalen.

I relation til de prisreguleringsmekanismer, der behandles i punkt 3, vil disse mekanismer skulle anvendes på hele eller dele af driftsvederlaget afhængig af de elementer, som driftsvederlaget måtte være fastsat i henhold til i den konkrete aftale.

Enhedspriser

En aftale om it-drift skal regulere den eller de priser på den eller de elementer, som driftsvederlaget er fastsat på baggrund af. Det er kunden, der skal fastsætte de elementer, som leverandøren skal prissætte.

Såfremt vederlaget skal kunne skaleres over tid, baseret på udviklingen i kundens kapacitetsbehov i forhold til den initiale baseline, skal skaleringen i leverandørens vederlag baseres på disse enhedspriser.

Serviceniveau

Prisbilaget bør indeholde forskellige serviceniveau-kategorier (fx guld, sølv og bronze) med angivelse af de relevante serviceniveauer for hver kategori, samt en angivelse af prisen for hver kategori, således det tydeligt fremgår, hvad prisen vil være for at skifte mellem de forskellige kategorier.

Prisregulering i medfør af kontrakten

Prisregulering kræver eksplicit og udførlig regulering i kontrakten. Det skal således kunne udledes direkte af kontrakten, hvordan man kommer frem til en given prisregulering for et eller flere elementer i leverandørens vederlag. 

Endvidere er det vigtigt at bemærke, at prisregulering er uafhængig af den eventuelle regulering/skalering af leverandørens vederlag, som følger af kundens ændrede kapacitetsbehov (ændringer i forhold til baseline, jf. ovenfor).

For leverandøren vil der ofte være en række omkostninger forbundet med etablerings- og/eller transitionsaktiviteter, der ikke er relateret til den løbende drift. 

Med henblik på at understøtte en hensigtsmæssig prisregulering bør sådanne aktiviteter prissættes særskilt som engangsomkostninger, således at leverandøren ikke fordeler disse omkostninger på løbende vederlag i kontraktens løbetid.

Transitionsaktiviteter indbygget i selve driftsprisen

En række transitionsaktiviteter bør være indbygget i selve driftsprisen, og bør derfor ikke fremgå som selvstændige poster. Det gælder eksempelvis følgende aktiviteter:

  • Etablering af hardware-infrastruktur
  • Standard netværks konfiguration
  • Installation og konfiguration af operativsystem
  • Installation af databaser og applikationer
  • Transport af data
  • Etablering af overvågning
  • Test af kundens setup

Engangsomkostninger

Derimod er der en række transitions- og transformationsaktiviteter der normalt ikke er inkluderet i infrastrukturprisen, og som derfor skal prissættes særskilt som en en-gangs-omkostning. Det gælder eksempelvis følgende aktiviteter:

  • Fysisk flytning af kundens hardware til leverandørens datacenter
  • Opsætning, configuration og test af kundespecifik hardware
  • Kundespecifik netværks-konfiguration
  • Integration til kundens hardware
  • Virtualisering 
  • Udarbejdelse af kundespecifik documentation
  • Datakonvertering
  • Applikationsudvikling
  • Tilretning af applikationer så de kan afvikles I leverandørens miljø (typisk opgradering til nyere versioner af operativsystemer, databaser etc.)