Indeksregulering

Når parterne aftaler at benytte sig af et indeks til prisregulering er der tale om indeksregulering

Karakteristika ved indeksregulering

Denne prisreguleringsmekanisme indebærer, at parterne aftaler at benytte sig af et indeks til prisregulering af en eller flere relevante priser i aftalen.

Der findes ikke i dag offentlige prisindeks fra fx Danmarks Statistik, der dækker it-ydelser, men private virksomheder udarbejder indeks, der afhængigt af kontraktens ydelser og vederlagsmodeller, kan være egnede. 

Såfremt indeksregulering ønskes anvendt, må det således aftales, at priserne for hele eller dele af aftalen reguleres i henhold til sådanne private indeks. I den forbindelse bør kunden sikre sig, at det pågældende private indeks er særdeles velbeskrevet i aftalen, herunder i relation til de anvendte data og metoder. 

Denne beskrivelse skal sikre, at priserne bliver reguleret på en måde, der er gennemsigtig for begge parter. Under forudsætning af, at der kan aftales indeksregulering i henhold til et indeks, der dels opfylder ovenstående krav, dels er passende i forhold til kontraktens ydelser, vil indeksregulering kunne sikre en pris, der følger markedet på samme måde som benchmarking, men ikke med en benchmarks detaljeringsgrad og hensyntagen til aftalens specifikke indhold.

Indeksregulering er imidlertid langt enklere og mindre tidskrævende end benchmarking.

Eksempel på vederlagsopdeling og indeksregulering i henhold til hypotetiske ydelsesspecifikke prisindeks

Ydelse        
År 2
År 3 År 4 År 5
Servere 
Serverindeks
Serverindeks
Serverindeks
Serverindeks
Backup 
Backupindeks
Backupindeks
Backupindeks
Backupindeks 
Storage 
Storageindeks  Storageindeks Storageindeks Storageindeks 
Workstation 
0,0 pct.
0,0 pct.
0,0 pct.
0,0 pct.
Service desk
Service deskindeks
Service deskindeks
Service deskindeks
Service deskindeks
Databasedrift 
0,0 pct.
0,0 pct.
0,0 pct.
0,0 pct.
Applikations-drift
0,0 pct. 0,0 pct.
0,0 pct.
0,0 pct. 
Øvrige ydelser 
0,0 pct. 0,0 pct.
0,0 pct.  0,0 pct.

I eksemplet ovenfor er det årlige vederlag opdelt i otte kategorier, hvoraf de fire indeksreguleres, og de øvrige fastholdes i perioden. De enkelte ydelser skal knyttes til de indeks, der vedrører netop disse ydelser.

En del aftaler bliver reguleret med Danmarks Statistiks pris- og lønindeks, der typisk stiger over tid. Denne type klausuler bør undgås i relation til priser på ”ren” drift, da de indebærer en prisregulering, der går imod den forventede markedsudvikling for de tekniske elementer i priserne på it-drift. 

Det skal dog bemærkes, at i relation til priser, der relaterer sig til eksempelvis mandetimer, forbrugsafgifter, husleje og lignende, kan flere af Danmarks Statistiks indeks være relevante indeks, som det imidlertid kan være i kundens egen interesse at indføre, da det afholder leverandøren fra at tilbyde priser, der er ”høje nok” i hele aftaleperioden. 
  

Kontrakttyper, hvor indeksregulering kan være hensigtsmæssig

Indeksregulering er typisk velegnede til aftaler, hvor den største del af aftalens samlede volumen udgøres af relativt enkle og meget standardiserede ydelser, samt for kontrakter med en begrænset økonomisk volumen – typisk under fem mio. kr. om året.

Fordele og ulemper

Såfremt det er muligt at finde et passende indeks, kan denne prisreguleringsmekanisme sikre en pris, der falder med markedsprisen, for de elementer der indeksreguleres. Metoden er enklere og mindre tidskrævende end benchmarking og typisk mere præcis end prisregulering med en på forhånd aftalt reduktion. Myndigheden vil desuden kunne opnå et større prisfald, da leverandøren ikke vil skulle bære risikoen for, at markedsprisen ikke udvikler sig som antaget.

Hvis aftalen er indgået over markedsprisen (fx på grund af ufuldstændig konkurrence), vil den ændres til en pris, der stadig er over markedsprisen. Reduktionen vil dog afspejle faldet i markedspris i perioden.

Metoden kan kun anvendes på de elementer i vederlaget for drift, hvor der findes relevante indeks for sammenlignelige ydelser. Det vil typisk være tilfældet, hvor der er tale om ydelser af relativt generisk karakter, dvs. standardydelser, om hvilke der findes et passende empirisk grundlag til, at der kan laves et indeks. Det betyder typisk også, at ydelser som eksempelvis ”applikationsdrift” kan være vanskeligere at håndtere, da ”applikationsdriftsydelsen” kan være meget forskelligt fra applikation til applikation. 

Såfremt kontrakten på afgørende punkter afviger fra, hvad der kan forventes at være taget højde for i et givent indeks, vil dette tale imod anvendelse af indeksregulering, hvilket understreger behovet for at indekset er velbeskrevet.

Såfremt beskrivelsen af det anvendte prisindeks ikke er fyldestgørende og giver indtryk af, at priserne bliver reguleret på en uigennemsigtig eller uforudsigelig måde, kan det i værste fald føre til, at leverandørerne initialt byder ind med forhøjede priser med henblik på at gardere sig. Endvidere er det tvivlsomt, om reguleringen i henhold til et givent indeks kan håndhæves i det tilfælde, hvor en leverandør kan anfægte, om det er den samme metode, der anvendes i forbindelse med reguleringen, som var den anvendte på tidspunktet for aftaleindgåelsen.

Generelt er denne prisreguleringsmekanisme ikke velegnet til komplekse aftaler og til økonomisk store aftaler.

Metoden kræver lidt større internt ressourceforbrug end den faste prisreduktion.

Opfølgning i kontraktens løbetid

Denne prisreguleringsmekanisme kræver, at der gennemføres en årlig beregning af de nye priser på baggrund af prisindekset og det skal sikres, at der er enighed om de nye priser, samt at der følges op på faktureringen for at sikre, at prisen rent faktisk ændres.