Statslig byttebørs

Rådgivningssekretariatet for it-drift faciliterer en statslig byttebørs, hvor myndighederne kan udveksle forskelligt materiale.

For at forøge det statslige samarbejde og for at genbruge mere materiale faciliterer Rådgivningssekretariatet for it-drift en statslig byttebørs. Materialerne i byttebørsen er myndighedernes egne, Digitaliseringsstyrelsen har ikke ejerskabet for dem, men det er forhåbningen, at de statslige myndigheder gennem genbrug af materialer kan spare ressourcer til at anskaffe og styre it-drift og måske samtidig opnå et kvalitetsløft i deres materialer.

De statslige myndigheder deltager enten ved at bidrage med materiale eller ved at efterspørge materiale. Ønsker I at bidrage, fremsender I blot jeres materiale til Rådgivningssekretariatet med en kort beskrivelse af materialet, og hvordan det kan hjælpe andre myndigheder.

Ønsker I at modtage materiale, kan I kontakte Rådgivningssekretariatet, der vil udlevere materialet eller formidle en kontakt til relevante myndighed.

Materialer i byttebørsen

Aktivitetslog

Uddannelses- og Forskningsministeriets It har bidraget med en aktivitetslog, som benyttes både som dagsorden og beslutningsreferat for driftsmøderne mellem leverandørens Service Delivery Manager og Uddannelses- og Forskningsministeriets Its Driftskoordinator. Aktivitetsloggen bruges til sager, der ikke umiddelbart passer i leverandørens sagsstyringssystem.

Betalingsbetingelser

Uddannelses- og Forskningsministeriets It har bidraget med de betalingsbetingelser, som de medtager i deres kontrakter for at kunne sikre sig, at fakturaer er beskrevet grundigt nok. Det giver en gennemsigtighed, som gør det muligt at tjekke, hvilken kontrakt og leverance der skal betales for, om leverancen er godkendt, og at beløbet er korrekt.

Drift- og vedligeholdelseskontrakt

Skat har bidraget med en kontrakt og bilag for drift og vedligeholdelse af it. Materialet er direkte egnet til inspiration for tilsvarende større aftaler, men kan også bruges som inspiration og huskeliste for mindre aftaler. Myndigheder, der har interesse i at benytte aftalekomplekset som inspiration, bør være opmærksomme på, at materialet er omfattende og detaljeret, da det er tiltænkt store, komplekse drifts- og vedligeholdelsesaftaler.

Koordinering af spørgsmål og svar i udbudsprocessen

I løbet af et udbud skal der varetages modtagelse af spørgsmål fra og afgivelse af svar til tilbudsgiverne. Det er vigtigt, at nøgleressourcer, der skal bidrage til besvarelse, er tilgængelige og forpligtede til (hurtigt) at besvare tilbudsgivernes spørgsmål. Skat har udarbejdet et dokument, der sætter opgaven med koordinering af spørgsmål og svar i proces.

Liste til brug for estimering af ressourceforbrug ved udbud

Det er vigtigt at kunne estimere, hvor lang tid et udbudsforløb må forventes at vare, hvis det skal sikres, at fx nødvendige ressourcer er tilgængelige. National Sundheds-it har udarbejdet en liste over en række delopgaver, der vil være til stede i de fleste udbudsforløb, med en række forslag til, varigheden af hver delopgave. Ved at sammenregne tiden af alle delopgaver, kan det estimeres, hvor lang tid udbudsprocessen vil vare.