Case - Gevinster ved genudbud

Som følge af et EU-udbud indgik Finansministeriet (Moderniseringsstyrelsen) i januar 2013 en ny kontrakt med CSC om drift og applikationsforvaltning af Statens Lønsystem (SLS). Den nye kontrakt træder i kraft den 1. januar 2014 og har en løbetid på fire år med mulighed for tre forlængelsesår.

Gevinster

Den nye kontrakt indebærer en fornyelse af SLS’s infrastruktur, som blandt andet bidrager til udmøntning af en betydelig årlig økonomisk gevinst på driften af SLS. Som yderligere faktorer til den opnåede prisreduktion kan peges på den generelle markedsudvikling med nedadgående priser, generelle teknologiske forbedringer samt større priskonkurrence på markedet på udbudstidspunktet.

Vederlaget til applikationsforvaltning dækker timebaserede ydelser. Mængden af timer ligger nogenlunde fast på årsbasis, men kan i den nye kontrakt ændres af Finansministeriet fra år til år for at afspejle det forventede behov, hvilket giver kontrakten yderligere fleksibilitet.

Timeprisen i den nye kontrakt er reduceret med ca. 20 pct. i forhold til det hidtidige niveau. Samtidig har Finansministeriet opnået en række kvalitative forbedringer som fx reduktion af kompleksitet i driftsinfrastrukturen ved nedlæggelse af central klientdrift og udflytning af SLS-applikationen til brugernes arbejdspladser samt omlægning af afregningsform for den centrale maskinkapacitet, idet svartider og ikke CPU-kapacitet fordres konstant. De tre primære gevinster er således en lavere pris, større fleksibilitet i forhold til ydelser på kontrakten samt kvalitative forbedringer.

Finansministeriets erfaringer og anbefalinger

Den eksisterende kontrakt er baseret på et udbud i 2006/2007, hvor der på grund af den daværende højkonjunktur generelt var høj kapacitetsudnyttelse i it-branchen. Dette forhold vurderes i ikke ubetydelig grad at have påvirket udbudsforretningens resultat, hvor alene CSC bød på opgaven.

En erfaring fra SLS-udbuddet i 2006/2007 er derfor, at der – så vidt det er muligt – bør indgå en vurdering af de generelle markedsmæssige omstændigheder ved fastlæggelse af tidspunktet for genudbud af større drifts- og applikationsforvaltningsopgaver. Den nye SLS-kontrakt giver i den relation en fleksibilitet, idet udløbet kan ske efter 2017 eller de efterfølgende tre år alt efter, hvad myndigheden måtte ønske. Ved at have en sådan spændvidde i sine udbudsmuligheder kan man bedre udbyde på det optimale tidspunkt i forhold til fx markedssituationen og andre kontrakter internt i forretningen, der eventuelt kan konsolideres til et samlet udbud. Det kræver dog, at man er opmærksom på markedet og sin kontraktportefølje, hvis man skal ramme det optimale udbudstidspunkt.