Case - Gevinster ved genforhandling

SKAT har siden 2010 arbejdet aktivt med at genforhandle og genudbyde sine store it-driftskontrakter og har ad denne vej opnået væsentlige gevinster.

Forløbet med drøftelser og udbud i SKAT blev iværksat på baggrund af en budgetanalyse i 2010 og har bl.a. været inspiration til iværksættelsen af den fællesstatslige driftsanalyse, der blev offentliggjort i 2012. Erfaringer har vist, at der er gevinster at hente ved at sætte fokus på området, men at det naturligvis afhænger meget af omstændighederne for den enkelte driftsopgave og driftskontrakt.

Det er muligt at opnå gevinster

Jakob Kanto, kontorchef for Styring og aftaler i SKAT, siger: ”Processerne omkring gennemgangen af kontrakterne har taget længere tid end forventet – til gengæld er der opnået væsentlige gevinster. Men det har også vist sig, at det langt fra er alle gevinster, der kan opnås ved drøftelser – den fulde gevinst kan først opnås ved udbud.”

En anden erfaring fra SKAT har været, at det er en markant fordel at have konsolideret leverandørstyringen på styrelsesniveau – både i forhold til styrkelse af kompetencer internt i SKAT på området, men også fordi det giver en forbedret mulighed for standardisering og stræben efter bedste praksis.

Jakob Kanto understreger, at SKAT på nogle områder står i en særlig situation: ”Der er i SKAT en række it-systemer, der understøtter kerneforretningen og som er af en karakter, der betyder, at systemerne ikke umiddelbart kan udbydes uden nyudvikling. Dette betyder selvsagt, at processen dels trækker ud, men også at der skal ske en investering i nyudvikling, før systemerne kan bringes i udbud.”

Gennemsigtighed er en forudsætning for et godt resultat

En vigtig læring af forløbet med optimering og genudbud af kontrakter har været, at en forudsætning for et godt resultat er, at der skabes gennemsigtighed om den enkelte kontrakt og dens ydelsesbeskrivelser. Det er helt centralt, at det fremgår tydeligt af kontrakten, præcis hvad der betales for. Dette er fx en forudsætning for at sikre, at man ikke betaler for den samme ydelse i den faste pris og gennem forbrugsafregning. Her kræver det helt særlige kompetencer at skabe klarhed over alle elementer i kontrakten, og netop de rette kompetencer er en af udfordringerne i arbejdet med at professionalisere it-driften.

Skal man vælge fastpris- eller forbrugsafregnet kontrakt?

Det er også SKAT’s forventning, at der er gevinster at hente ved i stigende grad at gå fra en fastpriskontrakt til en forbrugsafregnet kontrakt. Men det er kun en fordel, hvis der er etableret gode mekanismer til både at styre leverandøren og efterspørgslen internt i organisationen, hvilket derfor er et fokusområde i SKAT. Jakob Kanto bemærker: ”Det kræver stram leverandørstyring og professionelle interne processer. Her er SKAT ikke helt endnu, men vi arbejder målrettet mod bedste praksis også på dette område, og ser frem til sparring med det nye rådgivningssekretariat for it-drift om opgaven”.