Udbudspipeline og erfaringsopsamling om udbud i Statens IT

I Statens IT arbejdes der aktivt på at styre og planlægge anskaffelserne set i forhold til den samlede portefølje af it-driftsydelser, samt med en struktureret opsamling af erfaringer.

Statens IT benytter en struktureret proces omkring planlægning og organisering af deres udbud af it-drift. De benytter en fælles oversigt – en ”udbudspipeline” – over alle kommende it-driftsudbud. Udbudspipelinen opdateres løbende og er for hvert system inddelt i aktiviteterne ”udarbejdelse af udbudsmateriale”, ”gennemførelse af udbud” og ”eventuel transition”. For hver aktivitet angives det forventede tidsforbrug, samt hvornår i kalenderåret aktiviteten finder sted. Det forventede tidsforbrug og ressourcetræk afgøres ud fra en klassificering af udbuddet som mindre komplekst, middel komplekst, eller meget komplekst. Hvor meget den konkrete opgave afviger fra standard, eller hvor mange integrationer eller systemafhængigheder der er for den pågældende løsning, er blandt de parametre der indgår i vurderingen af udbuddets kompleksitet.

Det giver en række fordele at forholde sig struktureret til udbuddene på tværs af porteføljen. For det første bidrager det til en mere hensigtsmæssig planlægning af tidsplanen for kommende udbud. Organisationen kan i højere grad forberede sig på et kommende udbud, når der via udbudspipelinen er givet et varsel, således at der kan afsættes den fornødne tid og de fornødne ressourcer til de enkelte aktiviteter i udbuddet. På den måde adresserer Statens IT en del af de udfordringer, som generelt opleves i myndighederne – at udbuddene påbegyndes for sent, at der ikke er afsat tid nok til de enkelte faser, og at der ikke er de fornødne ressourcer til stede.

For det andet giver udbudspipelinen et samlet overblik over de kommende udbud. Det betyder, at der skabes klarhed over dels sammenfaldende udbud, der typisk kan løbe ind i ressourcemæssige problemer, og dels eventuelle afhængigheder mellem to eller flere udbud. Der kan altså i højere grad planlægges efter kritiske sammenhæng mellem udbud og kritiske kompetencer i organisationen.

For hele tiden at optimere estimaterne for tids- og ressourcetræk i udbuddene, evalueres der internt på erfaringerne. Efter gennemført udbud evalueres der også sammen med de involverede leverandører.  Rapporten angiver både det estimerede tidsforbrug og det reelle tidsforbrug for en række funktioner (som fx projektleder, jurist, contract manager og transition manager). På den måde kan der mere præcist allokeres ressourcer til fremtidige udbud, efterhånden som der tegner sig et billede af det reelle omfang af de forskellige funktioners indsats. Det sikres, at al dokumentation fra udbuddet, herunder projektstyringsdokumenter, udbudsmateriale, korrespondance, spørgsmål og svar, tilbudsevalueringen og øvrig vigtig viden fra udbuddet, samles i en struktureret mappestruktur, så eftertiden nemt kan fremfinde relevante oplysninger, når behovet opstår. På den måde søges viden og erfaringer fra de enkelte udbud videregivet til kommende udbud.