Udbudsfabrikken i SKAT

SKAT har i 2013 etableret et team af erfarne udbudsspecialister til at håndtere alle it-drifts- og vedligeholdelsesudbud på tværs af organisationen, kaldet Udbudsfabrikken.

Udbudsfabrikken består af et kerneteam af medarbejdere, der er specialiseret i at håndtere udbudsprojekter, og som indgår i ét af 3 såkaldte centers of excellence, der i forbindelse med it-strategiarbejdet er opbygget hos IT i SKAT. It-direktør Jan Topp Rasmussen udtaler: ”SKAT står i de kommende år over for en stor og vigtig opgave med at udbudssætte en række af SKATs systemer. Vi har derfor valgt at fokusere en række af vores kernekompetencer med henblik på at effektivisere vores udbudsprocesser, så vi sikrer de bedste rammer for at gennemføre udbuddene effektivt og korrekt.”

Til hvert udbud nedsættes et projekt med egen styregruppe, projektejer samt særskilt finansiering. Udbudsprojektet bemandes endvidere med ressourcer fra SKATs forretning, der kender det specifikke system. Alle udbudsprojekterne bygges op omkring kompetencer fra kerneteamet. Udbudsprojekterne afvikles efter en ensartet udbudsproces, der overordnet består af 2 faser, klargøring og transition, og som matcher den fællesstatslige it-projektmodel, som SKAT har indgående erfaring med: 

 Illustration af SKATs udbudsproces med trafiklys, der viser faseinddelingen

Store gevinster

Claus Toftlund, chefkonsulent i Styring og aftaler i SKAT og daglig leder af udbudsfabrikken siger: ”Udbudsfabrikken har allerede givet store gevinster. Vi har et væsentligt bedre grundlag for en effektiv gennemførelse, øget harmonisering af leverandørstyringen og dermed øget mulighed for besparelser.” SKAT IT udnytter dermed både stordriftsfordele samt grundlaget for gennemsigtighed i priserne. Det betyder, at der er eksempler på gode besparelser på it-driftsområdet på over 50 pct.

SKAT arbejder på at få samme kontraktvilkår på tværs af leverandører, applikationer og platforme, så det derved er muligt at harmonisere den interne adfærd omkring fx kontrakt- og leverandørstyring. Dette skal bl.a. medvirke til at forbedre og effektivisere samarbejde og dialog med leverandørerne. Det bevirker også, at det er nemmere for SKATs nøgleressourcer at kunne afløse hinanden, så leverandørstyringen og leveranceopfølgningen er så fleksibel som muligt.

Vejen dertil

En væsentlig milepæl i etableringen af SKATs udbudsfabrik er, at der er udarbejdet et generisk kontraktparadigme for IT drift og vedligehold, som anvendes systematisk. Claus Toftlund fortæller: ”kontrakten tilpasses til hvert udbud, men 80 – 90 pct. af kravene er ens, uanset hvilket systemsegment vi udbudssætter. Vi har lagt vægt på, at kontrakten og bilagene er operationelle og skrevet i et forståeligt sprog, og at placeringen af ansvar er gjort tydeligt.”
SKAT har samtidig sikret, at der er gode kontraktmæssige styringselementer som kan bringes i anvendelse, hvis en leverandør ikke lever op det til aftalte grundlag for ydelser.

SKAT har, som et led i standardiseringen af udbudsarbejdet, udarbejdet en udbudshåndbog, som bruges aktivt i projekterne. Håndbogen beskriver både hele klargøringsprocessen, og hvordan selve udbuddet skal håndteres. Derudover indeholder håndbogen estimater på det forventede ressourcetræk samt forslag til, hvordan bilagene fx kan tilpasses det enkelte udbud, og hvem der skal inddrages. Alle udbudsprojekterne håndteres i en SharePoint platform med fælles struktur, hvor tidsplaner, projektstyring, risikolog, økonomistyring, presseberedskab, dokumentation mv. håndteres, hvilket sikrer en bedre systematik og gennemsigtighed for de mange involverede parter.

Løbende optimering

SKATs udbudsfabrik arbejder løbende med at forbedre kontraktparadigmet samt processer og metoder, så gode erfaringer opsamles. Konkret arbejdes der videre med at harmonisere kontrakterne på tværs af udvikling, drift og vedligehold og med at optimere processen for vurdering af tilbud.

It-direktør Jan Topp Rasmussen påpeger afslutningsvis, at:
”SKAT på sigt vil kunne bidrage til at støtte andre myndigheder i staten, så de kan gøre brug af de erfaringer og processer, som SKAT anvender til udbud”.