Case - Gevinster ved kontraktoptimering

Finansministeriet (Digitaliseringsstyrelsen) har igennem en årrække haft en kontrakt med en unavngiven it-leverandør vedrørende drift og vedligeholdelse af et større fællesoffentligt system. Finansministeriet har løbende optimeret kontrakten og driften af systemet i et godt samarbejde med leverandøren. Dette har flere gange givet økonomiske gevinster på driften, både via omlægning af processer og rutiner og via en systematisk håndhævelse og administration af kontrakten.

Gevinster

I 2013 har Finansministeriet foretaget en analyse af behovet for lagringskapacitet. Finansministeriet har via kontrakten tilkøbt ekstra kapacitet til lagring af data, hvilket i 2013 har kostet en mio. kr., og der har været et stigende behov for lagring, hvilket ville betyde stigende omkostninger til kapacitet. Finansministeriet har nu fundet en måde at omlægge processer og rutiner, som helt fjerner behovet for ekstra kapacitet og betyder, at tilkøbet af lagringsplads kan opsiges med virkning fra 2014. Det giver Digitaliseringsstyrelsen en årlig besparelse på mindst en mio. kr.

Finansministeriet har også løbende fundet økonomiske gevinster gennem håndhævelse og administration af kontrakten, hvor især sammenholdelse af fakturaer og kontraktens prisbilag har afsløret nogle fejl i den oprindelige opsætning af faktureringsgrundlaget. Det er blevet opdaget, at en enkeltstående ydelse igennem flere år var blevet faktureret ud fra en anden pris end den, der var angivet i prisbilaget. Forskellen mellem den fakturerede pris og den korrekte pris beløb sig til 774.685 kr. over to år. I et andet tilfælde blev der faktureret dobbelt for en ydelse på 301.200,35 kr. Endvidere har pristalsreguleringen voldt problemer, hvor der i kontrakten er anført, at priserne justeres efter nettoprisindekset to gange årligt, blev de i faktureringen reguleret fire gange årligt, hvilket gav en forskel på ca. 40.000 kr.

Finansministeriets erfaringer og anbefalinger

Finansministeriet har erfaret, at det er meget væsentligt, at der er en dygtig medarbejder tilknyttet kontrakten, som både har et godt kendskab til kontrakten og dens håndtag og har en forståelse for den forretningsmæssige kontekst. Samtidig er det væsentligt at følge op på kontrakten løbende og tage gennemgang af fakturering seriøst. Finansministeriet har ikke oplevet, at hverken omlægning af processer og rutiner eller en øget håndhævelse og administration af kontrakten har forringet forholdet til leverandøren. Tværtimod har leverandøren værdsat, at der på kundesiden blev en til stadighed mere professionel tilgang til håndteringen af systemet og kontrakten, så dialogen mellem kunde og leverandør kunne blive mere kvalificeret. Samtidig må det erkendes, at nogle af de fejl, der blev opdaget i fakturagrundlaget undervejs i driftsfasen formodentlig kunne have været undgået, hvis der i transitionsfasen havde været et tættere samarbejde om opsætningen af fakturering mellem kunde og leverandør.