Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen.

Vi begynder dog først, når du klikker dig videre til næste side.

Læs mere om cookies

 

Nyt fra Ministeriernes Projektkontor

29-03-2012 Digitaliseringsstyrelsen

Ministeriernes projektkontor er klar med nye produkter og opdatering af ledelsesprodukterne i den fællesstatslige it-projektmodel

Der er sket en del i Ministeriernes Projektkontor i 2011. Der risikovurderes på højtryk og her godt et år efter lanceringen af den fællesstatslige it-projektmodel kommer der nu en opdatering af produkterne. Desuden er der produceret hjælpeprodukter til styregrupper og fasetjeklister til projektledere. I forhold til både uddannelse og netværk har vi også nyt.

Du kan læse om:

  • Forbedring af ledelsesprodukter i den fællesstatslige IT-projektmodel
  • De nye hjælpeprodukter til projektleder og styregrupper
  • Projekt excellence netværket
  • Uddannelse i Statens business case-model og i den fællesstatslige it-projektmodel.

Forbedring af ledelsesprodukter i den fællesstatslige it-projektmodel

Erfaringerne fra det sidste års brug af ledelsesprodukterne i den fællesstatslige it-projektmodel har muliggjort den første opdatering af modellen siden lanceringen. Generelt er der for de fleste produkters vedkommende blot tale om en lille ansigtsløftning, hvor der er strammet op på stamdata og mulighed for at følge versioneringerne af modellen, men enkelte produkter har gennemgået en mere gennemgribende forandring, og der er i højere grad tænk sammenhænge mellem de enkelte produkter.

Især PID, Gevinstrealiseringsplanen og vejledningen om sammensætningen af projektorganisationen har undergået forandringer, og så er der også produceret en FAQ som et nyt produkt.

Se mere om de enkelte versionsopdateringer i vores versionshistorik, som ligger under ”Vejledning” på vores nye download side 

PID
Overordnet er der skabt en større og mere enkel sammenhæng mellem PID’en og de tilhørende ledelsesprodukter. Visse afsnit er blevet slettet, nogle nye er kommet til og vejledningsteksten for de enkelte afsnit er blevet gjort skarpere og mere anvendelig.

De væsentligste ændringer er:

  • Der er etableret en kobling til Statens business case-model både hvad angår økonomi og faser
  • Gevinstrealisering er blevet tilføjet som nyt afsnit
  • Afsnittet om projektets tekniske løsning er markant udbygget, og
  • Der er tilføjet et udbygget afsnit om strategier for projektets gennemførelse.


Gevinstrealiseringsplanen og –rapporten
Der er sket en markant ændring i gevinstrealiseringsplanen, idet den nu beskriver hver gevinst for sig, så man får et faktaark om hver gevinst. Derudover er der tilføjet et styrings/opfølgningselement, således at der løbende kan følges op på gevinstmålingerne og de kan afrapporteres til styregruppen.

I praksis betyder det, at der er indført et gevinstmålingsark (regneark) som er moder-arket med staminformation og de konkrete målinger. Dette ark opdateres løbende af projektet og er koblet til både gevinstrealiseringsplan og –rapport samt PID’en på en naturlig og enkel måde.

Derudover er der blevet udarbejdet udførlige vejledninger til anvendelsen af både gevinstrealiseringsplanen og -rapporten.

 
Statens business case-model (BC-modellen)
BC-modellen har gennemgået flere forandringer, siden den blev lanceret første gang i januar 2011. Brugernes feed-back har i den forbindelse være en god hjælp til at sikre, at modellen i dag fremstår mere brugervenlig og robust.

Med den seneste opdatering (version 1.4.2), udgivet januar 2012, er det sikret, at BC-modellen også kan anvendes i Office 2010 (udover Office 2007), ligesom det seneste års opdatering har søgt at skabe større sammenhæng mellem forudsætningsdiagram og regneark bl.a. ved at inkorporere farvekategorier knyttet til forskellige forudsætningstyper. Herudover er det nu også muligt at foretage monte carlo-simulering direkte i regnearket.

Udover udvikling af selve BC-modellen er der også blevet udviklet en række vejledninger, introduktionsfilm samt guides/øvelser, alt sammen med det formål, at klæde brugerne på til at arbejde med statens business case-model.


Risikotjeklisten
Hed før ”risikoscore” men har med denne versionsopdatering skiftet navn. Risikotjeklisten er blevet opdateret på baggrund af erfaringerne fra de første risikovurderinger. Der spørges i højere grad end tidligere ind til organisationens modenhed samt til udbudsstrategi, kontraktforhold og myndighedens processer til leverandørstyring.


Cover til IT-projektrådet
Der er kun justeret meget lidt i coveret til IT-projektrådet. I stamdata-feltet for coveret er der blevet tilføjet mulighed for at beskrive, hvordan projektet forventes finansieret samt projektets primære formål i henhold til business casen. Derudover er der blevet tilføjet versionering i sidefoden.

Vejledning om ”Sammensætning af projektorganisationen”
Vejledningen som før blev kaldt ”projektroller” er blevet skærpet i forhold til antallet af roller og er blevet endnu mere tilrettet Prince2 terminologien. For alle roller er der beskrivelser af ansvarsområder, typiske opgaver samt bud på ønskede kvalifikationer.


Generelle opdateringer på produkterne
For øvrige produkter er der kun tale om generelle opdateringer, som et mere forenklet stamdatafelt, versionering i dokumentets sidefod, fjernelse af logo på forside, forenklet disposition samt flytning af vejledning fra produktet til et selvstændigt vejledningsdokument for hvert enkelt produkt.


Ny FAQ
For at imødekomme eventuelle spørgsmål vedr. den fællesstatslige it-projektmodel og dennes ledelsesprodukter, er der produceret en FAQ.

 
Kommende tiltag i forhold til ledelsesprodukterne
Der vil i løbet af 2012 blive sat stort fokus på bedre støtte til programmer. Det vil i praksis betyde, at der udarbejdes specifikke vejledninger og tilrettede ledelsesprodukter specifikt rettet mod programmer. De nye materialer, vil blive udarbejdet i samarbejde med erfarne programledere.

Endvidere vil der komme fokus på bedre håndtering af risiko i projekter og forbedring af relevante ledelsesprodukter for Risk Management. Det forventes, at der i 2012 vil blive igangsat et arbejde med at få den fællesstatslige it-projektmodel gjort webbaseret, så tekstbehandlingsskabeloner og dobbelte indtastninger bliver en saga blot. 

De nye produkter til projektleder og styregrupper

Fasetjeklister til projektlederen
Ministeriernes projektkontor tilbyder nu et regneark med tjeklister, som skal hjælpe projektlederen med at bevare et overblik over relevante gennemførte aktiviteter i de enkelte faser i projektet.

Projektlederen får med regnearket samtidig mulighed for at sikre, at projekt- og styregruppen har gjort de rigtige overvejelser ved overgangen fra en fase til en anden.

Anbefalet produkter til styregrupper
Ministeriernes Projektkontor sætter med de nye produkter fokus på professionalisering af styregruppens arbejde og håber at kunne skærpe opmærksomheden mod det meget vigtige ansvar, der ligger på ledelsesniveauet i projektet, og at kompetencerne her er de rigtige til at kunne træffe de nødvendige beslutninger for projektet.

Produkterne skal give projektejere og styregruppemedlemmer et kompetenceløft, således at de kan arbejde effektivt før, under og efter styregruppemøder i løbet af hele projektperioden. 

Produkterne bidrager til viden om: Styregruppens rolle og ansvar, de mest almindelige faldgruber og indeholder værktøjer til den ”gode model” for styregrupper.

Se alle styregruppeprodukterne

Projekt excellence netværket

Ministeriernes Projektkontor afsluttede i februar 2012 et tværstatsligt pilotnetværk for 25 erfarne it-projektledere. Deltagerne kom fra 20 forskellige statslige myndigheder og delte over 4 netværksmøder erfaringer og viden om udfordringer og bedste praksis som projektleder samt hørte om forskellige projektmetoder og processer.

Netværket har været så stor en succes, at deltagernes selv har ønsket at føre netværket videre, og Ministeriernes Projektkontor vil derfor i løbet af sommeren opstarte nye netværk. Når der åbnes for tilmeldinger til de nye netværksforløb, vil disse blive slået op på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside.


Uddannelse i Statens business case-model og i den fællesstatslige it-projektmodel

Uddannelse i Staten business case-model (BC-model) og i den fællesstatslige it-projektmodel vil fremover blive lagt ud til markedet. Ministeriernes projektkontor har i 2011 og første del af 2012 selv stået for undervisningsindsatsen, delvist i samarbejde med forskellige konsulentvirksomheder.

Fra medio april 2012 bliver det muligt for konsulentvirksomheder, at rekvirere vores undervisningsmateriale under den åbne offentlige licens. Formål med den åbne offentlige licens er, at understøtte fri og fleksibel udnyttelse af materiale, som en offentlig myndighed stiller til rådighed.

Hvad betyder det for mig, som projektleder i staten?
Projektledere i staten som ønsker at uddanne sig i business Case-modellen og i den fællesstatslige it-projektmodel skal fremover rette henvendelse til konsulentudbyderen.

Hvad betyder det for konsulentudbyderne?
Konsulentudbyderne skal kontakte Ministeriernes projektkontor, for at lave en aftale om brug af materialet under den åbne offentlige licens. De vil efterfølgende få tilsendt licens og materiale.

I april 2012 vil der på Ministeriernes projektkontors hjemmeside komme yderligere information om processen og samarbejdsaftalen for at rekvirere materialerne.
Hvis du, som konsulentvirksomhed allerede nu ved, at du har en interesse i at udbyde kurset, så er du velkommen til at skrive til os, og vi vil sørge for at du får direkte besked, når materialerne er klar.

E-mail: ministeriernes-projektkontor@oes.dk