Håndtering af OIOUBL-faktura fra scanningsbureauer

Når man som offentlig myndighed modtager fakturaer fra et scanningsbureau, skal man være opmærksom på eventuelle fejl og mangler.

OIOUBL-fakturaer fra scanningsbureauerne kan indeholde fejl og mangler. Fakturaerne er teknisk set valide og passerer derfor gennem schematrontjekket hos de offentlige myndigheder, men der bruges efterfølgende meget lang tid på at håndtere dem og rette op på diverse fejl og mangler.

Typiske fejl og mangler:

  • Manglende betalingsoplysninger
  • Forkerte kontooplysninger
  • Manglende eller fejlagtig beskrivelse af varer på linjen
  • Varelinjer mangler helt, der angives kun en varelinje med totalbeløbet, angivet som ”et stk.”
  • Fakturatotalen er forkert ift. det oprindelige dokument
  • Momsbeløbet mangler eller er fejlbehæftet
  • Betalingsfrister mangler
  • Fakturadato og faktura nr. mangler

Årsagen kan både være, at oplysningerne ikke fremgår af den oprindelige faktura, eller at de ikke er afløftet rigtigt i den XML-genererede faktura fra scanningsbureauet.

Hvad har man ret til som modtager af en mangelfuld faktura?

Bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder siger, at en leverandørs undladelse af visse informationer, kan bevirke, at den offentlige myndighed som kunde kan udskyde betalingen, indtil fakturaen opfylder bekendtgørelsens krav.

Oplever en offentlig myndighed derfor at modtage fakturaer, der ikke opfylder bekendtgørelsens krav, er det tilladt at udskyde betalingen, indtil der fremsendes en korrekt faktura. Det bør man gøre ved at henvende sig direkte til leverandøren og orientere ham herom.

En faktura skal leve op til momsbekendtgørelsen og bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Det betyder, at fakturaen skal indeholde tilstrækkelig information til, at modtageren kan godkende og betale regningen, uden at skulle indhente yderligere oplysninger.

Hvem har ansvaret?

Det er leverandøren, som har ansvaret for, at fakturaen der fremsendes, er korrekt og fyldestgørende, og de nødvendige felter er udfyldt.

Leverer scanningsbureauet ikke en tilstrækkelig kvalitet i sine ydelser, er det op til leverandøren at gøre opmærksom herpå og sikre, at der bliver rettet op. Det kan leverandøren kun gøre, hvis han bliver gjort opmærksom på, at kvaliteten af de fakturaer, der når frem til myndigheden, ikke er gode nok.

Hvis skaden er sket og fakturaen er betalt, fx til et forkert angivet kontonummer, er det leverandørens ansvar at ”rydde op”. Myndigheden har betalt med frigørende virkning ud fra de oplysninger, der fremgik af fakturaen, og det er leverandørens ansvar at få pengene hjem. Myndigheden skal selvfølgelig bistå leverandøren med nødvendig dokumentation om fejludbetalingen til leverandøren i det omfang, det er muligt.

Hvordan ved man, at det er tale om en scannet faktura?

Da de fremsendte fakturaer, som nævnt, ikke er teknisk invalide, og derfor lever op til de tekniske standarder for OIOUBL, er det ikke muligt automatisk at fange disse fejl i modtagersystemet.

Digitaliseringsstyrelsen har derfor bedt scanningsbureauerne om at indsætte et felt, som kan bruges til at identificere, at der er tale om en scannet faktura. Dermed kan den enkelte myndighed vælge at sætte et flag for at markere, at der er behov for ekstra opmærksomhed i behandlingen af det pågældende dokument. For en teknisk forklaring af placeringen af det pågældende felt se www.oioubl.info - FAQ nummer 55.

Læs mere om OIOUBL-fakturaer fra scanningsbureau.

Det skal understreges, at det er helt op til den enkelte myndighed, om den vil yde den ekstra service over for sine leverandører, som det er, at bidrage til afhjælpning af fejl.