Funktioner i Digital Post 2

I sommeren 2016 blev en række nye funktionaliteter implementeret

Funktioner til myndigheder

Besvarelsesformular i Digital Post

Landets myndigheder fik med den nye version af Digital Post 2 mulighed for at benytte nye funktioner i kommunikationen med borgere og virksomheder via en opdateret og mere fleksibel besvarelsesformular. 

Den nye løsning gør det muligt for myndighederne at uploade deres egne formularer og knytte dem til udgående meddelelser således, at myndighederne får information tilbage i struktureret form. 

Det kan eksempelvis være vigtigt i forbindelse med patientindkaldelser, ansættelse af nye medarbejdere eller andre sagsgange, hvor der er behov for specifikke oplysninger i svaret fra borgeren eller virksomheden. 

Rent teknisk opretter myndigheden selv formularen i Administrationsportalen, der anvendes i forbindelse med en henvendelse, og knytter den til afsender- eller modtagerpostkassen.

Læs Vejledningen i at anvende besvarelsesformular 

Åbningskvittering i Digital Post

Det er en forbedring for myndighederne, der gør, at de vil kunne følge med i, om borgeren og virksomheden faktisk har åbnet deres post fra myndigheden. Dermed kan myndighederne i højere grad målrette deres indsats i forhold til fx at undgå udeblivelse til hospitals-undersøgelser, fordi en borger fx ikke har set en indkaldelse i Digital Post.

En åbningskvittering vil vise sig for borgeren, når de åbner en meddelelse i deres digitale postkasse, hvortil de vil blive spurgt, om de vil give myndigheden besked om, at meddelelsen er blevet åbnet. Det vil altid være borgeren selv, der beslutter om myndigheden skal have den information eller ej, og de kan således afvise at myndigheden får besked. Borgeren vil i sendt post-mappen kunne se, hvorvidt de har sendt en åbningskvittering.

Læs Vejledning i at anvende åbningskvittering

Ny snitflade

Det er muligt at tilknytte en åbningskvittering til et materiale i administrationsportalen, og det er muligt at medsende den på den nuværende snitflade. Åbningskvitteringen kommer altid retur til myndigheden som et almindeligt retursvar. Det vil fremgå af emnelinjen at retursvaret er en åbningskvittering. 

For myndigheder, der fortsætter på den nuværende snitflade og ønsker at benytte åbningskvittering, vil det være nødvendigt at tilknytte åbningskvittering på et materiale. Myndigheder, der overgår til ny snitflade i i forbindelse med leveringen af de nye funktioner vil, uden forudgående tilknytning til materialer kunne tilknytte åbningskvittering både til masseforsendelse og enkelt forsendelse.
Åbningskvitteringen faktureres som en almindelig meddelelse hos myndigheden.

Læs de nye snitfladebeskrivelser version 7.0

Myndighed- til myndighedskommunikation

Myndighederne vil kunne vælge om meddelelser sendt til deres CVR-nummer fortsat skal afleveres i virk.dk postkassen eller skal distribueres direkte videre til et valgt fagsystem dvs. udenom virk.dk. Myndigheder slipper dermed for at skulle logge på virk.dk for at læse eller administrere den post, de modtager fra andre myndigheder. 

Læs de nye snitfladebeskrivelser version 7.0 samt Leverandørguide Digital Post 2

Kommunikationslog/sikkerhedslog: 

Det er en teknisk log, hvor den enkelte myndighed kan se deres afsendte og modtaget digitale post. 

Læs vejledning til kommunikationslog og sikkerhedslog

Mulighed for at sende til flere modtagere:

Det er nu muligt at angive op til 10 modtagere på samme forsendelse. Det betyder at man f.eks. kan sende samme brev til begge forældre, eller til en mindre gruppe.

Læs de nye snitflade beskrivelser version 7.0

Funktioner til virksomheder

Virksomheder kan afsende via fagsystemer

For virksomheder er det en funktion som betyder, at de kan afsende Digital Post fra deres fagsystemer, så de ikke behøver at logge ind på virk.dk. 

Læs Leverandørguide virksomheder Digital Post 2

Automatisk spærring

I forbindelse med etablering af postspærring er der foretaget en række forbedringer således, at ejere af ophørte virksomheder kan få nogle klare retningslinjer ift. Digital Post.:

  • Adgange blev tidligere slettet – de bliver nu spærret. Det vil sige at hvis postspærringen ophæves, vil adgange ikke skulle reetableres – adgange vil fungere son tidligere. 
  • Tilsvarende spærres adgange i forbindelse med CPR afgang (dødsfald). De tilfælde hvor CPR ved en fejl skifter status på en borger, håndteres dermed af løsningen
  • Der gives besked til adgangshaver når en adgang spærres. Det sker dog ikke i forbindelse med CPR afgang.

Funktioner til borger

Til borgere leveres synlig besvarelsesfunktion i brugergrænsefladen
  • Fremhævelse af vedhæftet bilag via en light boks
  • Udfoldet menu, så det er nemmere at orientere om funktioner

Du kan finde release-note på de nye funktioner der er sat i drift på digitaliser.dk i gruppen Digital Post Drift.

Store filer

I forbindelse med udbud af Digital Post 2 skulle det blive muligt for en lang række myndigheder, at sende og modtage meddelelser på op til 99,5 megabyte (MB) via Digital Post (ikke 200 MB som først udmeldt). Men allerede i juli 2015 blev den daværende begrænsning på 40 MB hævet til 99,5 MB.

Det betød, at større filer i forbindelse med eksempelvis aktindsigter, tekniske sager eller røntgenundersøgelser fremover kan sendes fra myndigheden og modtages direkte af borgeren i Digital Post. Derved sikres en hurtigere og mere smidig sagsbehandling og kommunikation, og ikke mindst en samfundsmæssig besparelse, der kan prioriteres til andre områder. Udvidelsen gælder ligeledes for borgere og virksomheder, der sender post den modsatte vej til myndighederne. Dog kan den enkelte myndighed vælge at begrænse kapaciteten, hvis de bagvedliggende systemer ikke er i stand til at håndtere store filer.

Læs nyhed om Digital Post "Store filer"