Meddelelsesformater

Meddelelsesformater – metadata om meddelelser og dokumenter

Når myndigheder kommunikerer med andre myndigheder eller med virksomheder kan vedhæftningen af metadata bidrage til en bedre og målrettet håndtering hos modtageren.

Digitaliseringsstyrelsen har på den baggrund udviklet meddelelsesformaterne, der blandt andet anvendes af de fællesoffentlige løsninger digital post og fjernprint. 

Meddelelsesformaterne er selvstændige formater og kan også anvendes ved andre former for kommunikation af meddelelser og er baseret på standarderne for Sag og Dokument. Meddelelsesformaterne består af:

  • attentionformat, der er en specifikation for attentionoplysningen (ligesom att. på breve). Attentionformatet vil i de fleste sammenhænge være relevant at medsende ift. inputhåndtering
  • sagsdokumentformat, der er en beskrivelse af de medsendte dokumenter. Sagsdokumentformat er særlig relevant i sammenhænge hvor sags- og dokumentoplysninger hos afsender er relevante for modtager, fx i myndighed-til-myndighedkommunikation.

Attentionformatet

Attentionformatet giver den afsendende organisation mulighed for at angive oplysninger, der kan virke til bedre input-håndtering i den modtagende organisation. Formatet kan således rumme:

  • en e-mailadresse,

  • et personnavn,
  • et enhedsnavn,
  • et p-nummer og
  • klassifikationsoplysninger.

Formatet kan yderligere udvides med oplysninger, der aftales i forhold til et konkretsamarbejde eller i forhold til bestemte typer af breve, fx breve, der drejer sig om en bestemt genstand fx et køretøj eller matrikkelnummer.

Attention-oplysningerne vedlægges meddelelser som en XML-fil med navnet attention.xml.

Attentionformatet kan anvendes til input-håndtering, når meddelelsen med det vedhæftede attentionformat modtages i en virksomheds modtager system (mailsystem, ERP, ESDH, etc.). På baggrund af indholdet i attentionformat lægges meddelelser automatisk på konkrete sager, kontakter funktionspostkasser og lignende.

Attentionformatet kan også anvendes til at opsætte arkiveringsregler efter i den digitale postkasse på virk.dk. Konkret vil en myndighed kunne angive, at en digitalpost-meddelelse vedrører et specifik produktionsenhed i virksomheden ved at angive et p-nummer i formatet. Den modtagende virksomhed kan opsætte regler i den digitale postkasse på virk.dk, så meddelelser vedr. det specifikke p-nummerautomatisk lægges i den udvalgte mappe.

Sagsdokumentformatet

Sagsdokumentformatet giver mulighed for at medsende beskrivelser af dokumenter, sagsreferencer og referencer til sagsgenstande i overensstemmelse med sag- og dokumentstandarderne. Det, der angives i sagsdokumentformatet tager udelukkende udgangspunkt i de oplysningen, de afsendende organisation har registreret. Sagsdokumentformatet kan fx være en hjælp i den modtagende organisation i forbindelse med registrering af oplysningerne på en sag.  Sag-og dokumentstandarderne, der er blevet tilføjet som obligatoriske åbnestandarder vedr. sags- og dokumenthåndtering, bidrager til at standardisere, hvordan oplysninger om sager og dokumenter kan udveksles.

Sagsdokumentformatet specificerer, hvordan disse oplysninger kan vedlægges som metadata til en meddelelse.
 

Hent vejledning i anvendelse af attentionformat (pdf)

Hent det tekniske bilag til vejledningen (pdf)

Hent attentionformat (pdf)

Hent sagsdokumentformat (pdf) 

Hent specifikationerne (zip-fil) (zip)

  • Digitaliseringsstyrelsen følger myndigheder, der anvender formatet og opsamler erfaringer
  • Digitaliseringsstyrelsen annoncerer i nyhedsbrevet, hvornår der afholdes infomøder, hvor erfaringer fra meddelelsesformatet behandles

I kan kontakte projektet på digitalpost@digst.dk for spørgsmål vedrørende meddelelsesformaterne.