Organisation og kommunikation

Succesfuld implementering af Digital Post kræver, at der gennemføres forandringer i organisationen. Det gør ledelsesmæssig opbakning og især vilje til at kigge på tværs af de enkelte afdelingers ansvarsområder nødvendig.

Digitalisering af posten berører mange typer medarbejdere på tværs af organisationen. Der er fx brug for både ledelsesmæssig involvering, projektledere, medarbejdere fra de enkelte fagområder og tekniske kompetencer. Derudover er der brug for masser af kommunikation om overgangen til Digital Post, både for at få nye processer og arbejdsgange forankret hos medarbejderne og for at forberede borgere og virksomheder på, at posten fremover kommer digitalt.

Ledelsen bør aktivt arbejde med en kanalstrategi for myndigheden, som sikrer at medarbejderne har fokus på omstillingen, og hvordan organisationen har besluttet sig for at kommunikere. Ledelsen bør oprette en projektorganisering, der får til opgave at udarbejde en projektbeskrivelse, en business case og sikre en løbende opfølgning og gevinstrealisering. Projektorganiseringen skal også have til opgave at implementere de nødvendige it-løsninger

Synliggørelse af projektet

  • Det er vigtigt, at fremdriften i overgangen til Digital Post er synlig i organisationen, ikke mindst som styringsværktøj hos ledelsen. Derfor er løbende statusrapportering på, hvor mange breve, der sendes digitalt en rigtig god idé. Statusrapporteringen kan med fordel tage udgangspunkt i den business case, som Digitaliseringsstyrelsen anbefaler, at myndighederne udarbejder, i forbindelse med at implementeringen af Digital Post går i gang. Det er en god idé at synliggøre gevinstrealiseringen løbende, fx ved følge myndighedens udgifter til porto. 
  • Projektet skal også synliggøres for medarbejderne, så den enkelte medarbejder er opmærksom på, at en succesfuld overgang til digital post afhænger af, at den enkelte medarbejder bidrager til, at mest mulig post sendes digitalt. Sørg for at medarbejderne, der hvor de har brug for det, får konkret vejledning til, hvordan de sender posten digitalt, og sørg for at være opmærksom på, at omstilling til digitale breve er en forandringsproces, som kræver ledelse

Ledelsesmæssig forankring

En forudsætning for at sikre gevinstrealisering i projektet er, at projektledelsen tager hånd om lokale bekymringer og indvendinger. Erfaringer fra allerede igangværende projekter viser, at dette kan være et reelt problem. Digitalisering af breve i en myndighed kræver nemlig væsentlige ændringer af arbejdsgange, der er opbygget over mange år. Det må forudses, at disse ændringer kan medføre skepsis, usikkerhed og modstand mod forandring, og det er derfor vigtigt, at ledelsen er opmærksom på, at der er tale om et reelt forandringsprojekt.

For at projektet kan gennemføres med succes, skal det derfor være forankret i direktionen og have et utvetydigt mandat. Direktionen skal ville projektet og turde prøve isen af – juridisk, teknologisk og organisatorisk. Mandatet skal omsættes til en klart og ambitiøs beskrivelse af projektet. Projektledelsen skal leve op til veldefinerede effektmål og til gengæld have mandat til – om nødvendigt – at gennemtvinge digitaliseringen via beslutninger i styregruppen.

Der kan være gode grunde til, at nogle breve ikke digitaliseres. Men præcist derfor er det også nødvendigt, at der fra starten af projektet er fastlagt klare og detaljerede spilleregler for, hvornår man kan afvige fra normen.

Et eksempel på sådanne spilleregler kunne være:

Alle interne breve digitaliseres. Findes et dokument ikke på digital form, scannes det. Kun hvis det er absolut nødvendigt, sendes breve på papir. 
Alle breve til andre myndigheder digitaliseres. Findes et dokument ikke på digital form, scannes det. Kun hvis det er absolut nødvendigt, sendes breve på papir. 
Alle breve under 50 gram sendes til borgerne via fjernprint. I de tilfælde, hvor fjernprint ikke kan anvendes her og nu, findes der om muligt alternativer ved ændrede arbejdsgange. Kun hvis det er absolut nødvendigt, printes et brev lokalt og sendes på papir.
Det er nødvendigt med mulighed for stadig at kunne sende manuelle fysiske breve. Det er dog væsentligt, at ledelsen beslutter, at breve som udgangspunkt skal digitaliseres.