Tjekliste


Modtagelse og besvarelse af Digital Post fra borgere og virksomheder

Det er myndighedernes eget ansvar at sikre den fornødne tekniske og organisatoriske implementering af Digital Post.

Teknik: Modtag post fra borgere og virksomheder:

  • Digital Post skal opsættes og integreres med myndighedens e-mailsystem. Det skal sikres, at Digital Post er forankret i myndighedens driftsorganisation og it-leverandører.
  • Kontroller på administrationsportalen for Digital Post, at der er oprettet tilmeldingsgrupper til både virksomheder og til borgere - og at der er tilknyttet et materiale til disse. Angiv e-mail-postkasse som posten skal videresendes til eller opsætning af afhentningssystemet.

Teknik: Besvar Digital Post fra borgere og virksomheder

  • Digital Post fra borgere og virksomheder besvares typisk fra modtagerens egne systemer (oftest Outlook). Det er ikke muligt at besvare en Digital Post-meddelelse fra en borger eller en virksomhed ved at bruge myndighedens digitale postkasse på virk.dk.

Organisation: Håndtering af posten

  • Digital Post involverer store dele af organisationen. Der skal etableres en praksis for, hvordan Digital Post modtages, videresendes og besvares.
  • Placér ansvaret for at tømme postkassen. Der skal være personale til at tjekke, svare og/eller videresende post fra Digital Post. Husk, at det både gælder modtagelse af post som myndighed og som virksomhed.
  • Vejled brugerne. Husk at vejlede alle involverede - både dem der modtager og videresender posten, og dem der svarer.
  • Sørg for at processen, hvor post sendes rundt internt, fungerer – medmindre I har aftalt, at kun bestemte medarbejdere skal kunne besvare Digital Post.

Test om det virker!

  • Sørg for at teste om myndigheden kan modtage og besvare en henvendelse sendt via Digital Post.
  • Gå ind som borger og/eller virksomhed på borger.dk og virk.dk. Tjek om din myndighed fremtræder rigtigt.
  • Send selv meddelelser til din myndighed. Meddelelser bør vedrøre forskellige dele af organisationen.
  • Tjek svaret fra din myndighed. Se om det indeholder unødvendig tekst/kode, og se, om det er de rigtige medarbejdere i organisationen, der har besvaret henvendelsen.