Hent post fra virk ned i egne systemer

Den manuelle proces med at tømme postkassen på virk.dk er besværlig og giver risiko for at begå fejl, fx at overse bilag. Det vil derfor, for de fleste myndigheder, være hensigtsmæssigt at automatisere processen og samtidig integrere digital post på virk.dk med eksisterende it-systemer.

Der er to måder, man kan hente meddelelser fra virk.dk ned i egen systemer på: RESTsnitfladen og en videresend-funktion baseret på sikker e-mail (S/MIME).

Afhentning via REST-snitfladen
Der er udviklet en snitfalde i REST, der kan anvendes ved afhentning af meddelelser i digital post på virk.dk. REST-snitfladen er særligt nyttig, hvis man ønsker at overføre meddelelserne til fx et ESDH-system direkte. Integration via REST-snitfalden kræver dog et udviklingsforløb. Du kan finde dokumentation for, hvordan meddelelser hentes via REST-kald. Find hjælp i disse vejledninger.

Afhentning via sikker e-mail
Den enkleste måde at hente posten fra virk.dk ned til egne systemer på er ved at anvende muligheden for opsætning af automatisk videreforsendelse til sikker e-mail-adresse. Da der anvendes sikker kommunikation, kan løsningen også bruges til beskeder med personfølsomt indhold, og da alle myndigheder i forvejen har systemer til at modtage sikker e-mail, kræver det ikke yderligere investeringer. Det betyder også, at det eksisterende organisatoriske setup til håndtering af sikker e-mail kan genbruges til digital post.

Håndtering af videresendt digital post i mail-systemet
Når der er opsat automatisk videreforsendelse af posten fra virk.dk, bliver den modtaget i myndighedens mailsystem som sikker e-mail. Det er vigtigt, at leverandøren af sikkere-mail-løsningen involveres, når der opsættes automatisk videreforsendelse, da det kan kræve en mindre tilretning at kunne håndtere digital post fra postkassen på virk.dk.

Læs mere om Opsætning af automatisk videreforsendelse på virk.dk i Vejledning til myndigheder om Digital Post til virksomheder (pdf).

Automatisk fordeling af meddelelser
En oplagt mulighed for at spare ressourcer er at indbygge automatisk fordeling (distribution) af indkomne meddelelser, som alternativ til at de alle lander i én fællespostkasse (e-mail, ESDH eller andet system) og herfra videresendes manuelt. Der er to måder, dette kan gøres på. Man kan anvende de standardmuligheder for videreforsendelse, der findes i Outlook, og man kan anvende de muligheder, der findes i dedikerede ”input management-systemer” – hvis myndigheden har implementeret et sådant system.

Outlook-regler for intern videreforsendelse
Vælger man at hente digital post ned til en sikker e-mail-adresse (via S/MIME), vil man
kunne anvende de standard-videresend-funktioner, der findes i Outlook (og andre mailsystemer).
Der er endnu ikke opnået erfaringer med brugen af videresend-regler i Outlook på dette
område, men da de fleste af de meddelelser, der pt. modtages som digital post er automatiske forsendelser med samme struktur, meddelelse for meddelelse, vil det formodentligt være ret let at opsætte regler, der kan videresende de indkomne e-mails fra virk.dk til interne funktionspostkasser (som altså ikke behøver at være ”sikre”).