Behandling af breve

Et afgørende spørgsmål i forbindelse med modtagelse og behandling af digital post er, hvor meget post man kan forvente at modtage som virksomhed. Hedensted Kommune (46.000 indbyggere) og Favrskov Kommune (47.000 indbyggere) og har opgjort antallet af modtagne forsendelser i perioden 17.9.2012 til 12.11.2012. Tallene fremgår nedenfor:

     Hedensted Kommune Favrskov Kommune
Arbejdsmiljø 

15

28

Advis udbetaling

9

6

Arbejdsgiverrefusion

 4

55

Indkaldelse af køretøjer til syn

 5

9

VEU

8

3

Andet fra offentlige myndigheder

2

14

Andet

4

5

I alt

47

125

I alt pr. måned

 ca. 24

ca. 63

På trods af forskellen i antal modtagne beskeder mellem de ellers næsten lige store kommuner, så giver tallene en vis indikation på, hvor meget post den enkelte kommune kan vente at modtage i digital post.

Fordelingen på afsendere er formentlig forholdsvis ens på tværs af kommunerne og kan derfor bruges som udgangspunkt for en vurdering af, hvilke funktioner (enheder) i kommunen der med fordel kan gives adgang til kommunens digitale virksomhedspostkasse. Der er indtil videre ikke indsamlet gode eksempler fra regionerne og staten.

Som modtager af digital virksomhedspost skal man sikre, at den digitale postkasse bemandes i tilstrækkeligt omfang, så det sikres, at posten bliver viderefordelt i organisationen. Dette gælder særligt, hvis man vælger at benytte web interfacet på virk.dk.

Blandt de kommuner, der i dag modtager digital post, er det enten personaleafdelingen eller et ledelsessekretariat, som har ansvaret for at håndtere posten. Dog med en enkelt undtagelse, hvor kommunen har valgt at lægge funktionen i omstillingen, som også tager sig af fordelingen af e-mail sendt til kommunens hovedpostkasse. Den pt. mest almindelige måde at modtage posten på er at anvende web-interfacet på virk.dk. Dette kan dog hænge sammen med den begrænsede volumen og/eller manglende kendskab til muligheden for afhentning via sikker e-mail.

Det bør overvejes, om ikke ansvaret bemandingen af myndighedens digitale postkasse i fremtiden bør lægges i den funktion, der har ansvaret for myndighedens hoved e-mail postkasse, da det må forudses, at den post der afleveres i Digital Post i fremtiden vil blive væsentlig mere forskelligartet end den er nu.