Skabeloner

Digitalisering af breve kan give anledning til en generel revurdering af myndighedens skabeloner. Her skal du især være opmærksom på følgende forhold: 

  • Vurdér skabelonens længde og forkort om muligt skabelonen. Hos fjernprintsleverandørerne betales der per side i deres printcentre, hvorfor der er god ræson i at begrænse brevenes længde. 
  • Vurdér endvidere, om skabelonerne skal være i farve eller i sort/hvid. Det koster lidt ekstra at få printet i farve hos fjernprintsleverandørerne, og da det ofte kun er et logo, der er i farve, vil det være relevant at vurdere nødvendigheden heraf. 
  • Anvend standard PDF-fonte, da det giver den laveste dokumentstørrelse i antal kilobyte. Dette vil sikre din myndighed den maksimale besparelse på breve, der sendes til digital post, da der her afregnes i kilobyte. 
  • Kontrollér skabelonens indpas i adresseruden for et fjernprintet brev. Adresseruden på fjernprintede breve er større end almindelige brevruder. Det skyldes, at der både skal kunne stå modtagerens adresse samt afsenderens adresse og eventuelle logo mv. Derfor skal brevskabeloner tilpasses, så oplysningerne står korrekt i adresseruden. Hvis oplysningerne indgår i selve brevet (for eksempel CPR-nummer), kan de med fordel opmærkes i brevskabelonen. Nogle skabeloner kan kun ændres af en leverandør, mens andre kan ændres af superbrugere. Ved ændringen skal skabelonen tilpasses, så adressen står, hvor brevruden er, og andre vigtige informationer skal fjernes fra brevruden.

Det er vigtigt, at ændringer af skabeloner slår igennem overfor brugerne. Alle relevante brugere skal derfor bruge samme skabelon frem for én, der er i ”skuffen”.

Savner du yderligere hjælp så kontakt os.