Særligt bebyrdende breve til virksomheder

I månederne efter overgangen til obligatorisk Digital Post for virksomheder bør myndighederne være ekstra opmærksomme ved udsendelse af særligt bebyrdende breve.

Det er virksomhedernes ansvar at kunne tilgå den digitale postkasse, men i forbindelse med overgangen til obligatorisk Digital Post, vil der være et antal virksomheder, der ikke har nået at få adgang til postkassen eller som ikke har vænnet sig til at tjekke indholdet jævnligt.

Digitaliseringsstyrelsen foreslår, at særligt bebyrdende breve i et par måneder efter 1. november fx sendes med fysisk post eller at virksomheden kontaktes direkte, fx telefonisk.

Hvad er særligt bebyrdende breve?

Med ”særligt bebyrdende breve” menes breve, for hvilke det gælder, at manglende reaktion på brevene fra virksomheden kan resultere i alvorlige konsekvenser for den pågældende virksomhed. Herunder fx økonomisk tab, tab af rettigheder eller tvangslukning af virksomheden. Sådanne breve er typisk en rykker eller en sidste påmindelse om at opfylde en indberetningspligt, foretage en indbetaling eller det kan være afgørelser, der bliver endelige, medmindre klage er indgivet inden en bestemt frist.

Hvad bør myndigheden gøre?

Det er myndighedernes ansvar at sikre, at de kommunikerer effektivt til borgere og virksomheder med rette hensyn og i overensstemmelse med den måde, som myndigheden har meldt ud, at de kommunikerer.

Myndigheden bør derfor overveje følgende:

  • Konsekvensen af den manglende respons fra modtageren. Vil det medføre økonomiske sanktioner eller andre direkte konsekvenser?
  • Om modtageren er klar til at modtage særligt bebyrdende breve digitalt.
  • Hvis der er tale om rykkere, bør myndigheden overveje, om den manglende respons på tidligere meddelelser tyder på, at modtageren ikke er parat til at modtage særligt bebyrdende breve, og dermed en vigtig rykker, digitalt.

Afhængigt af ovenstående bør myndigheden overveje, hvilke kanaler der er bedst at sende det bebyrdende brev igennem. Særligt for så vidt angår rykkere, anbefaler Digitaliseringsstyrelsen, at der anvendes en anden kanal end de første meddelelser, idet en manglende reaktion på et brev sendt via Digital Post kan tyde på, at modtageren ikke er klar. Kanaler, der bør overvejes til rykkere, er fx Digital Post, fysisk post, e-mail og direkte telefonhenvendelser.

Svar på spørgsmål om udsendelse af bebyrdende breve.