Metadata

Når en myndighed skal sende et brev digitalt, er det vigtigt at opmærke brevet med oplysninger, der gør det lettere for den modtagende organisation at håndtere brevet, og få det leveret til den rette modtager.
Digitaliseringsstyrelsen har udviklet meddelelsesformaterne, der kan anvendes af de fællesoffentlige løsninger Digital Post og fjernprint. Det gør det muligt at angive fx mailadresse, et personnavn, et enhedsnavn eller lignede på digitale brev, ligesom på papirbreve.

Meddelelsesformaterne er et selvstændigt format, som og også kan anvendes ved andre former for kommunikation af meddelelser og er baseret på standarderne for Sag og Dokument.

Meddelelsesformaterne hjælper til, at der med brevet sendes metadata med de nødvendige kontaktoplysninger. Det er især vigtigt, at CPR/CVR- nummeret på den modtagende borger/virksomhed overføres til fjernprintløsningen, da de er en forudsætning for, at brevet kan sendes til Digital Post, der er den billigste kanal. Afklar derfor, om data allerede findes, eller om de er i det system, der danner brevet.

Hvis oplysningerne findes i brevet allerede i dag, skal det sikres, at fjernprintløsningen kan finde dem automatisk. Det gøres ved at opmærke oplysningerne i brevskabelonen.

Hvis metadata ikke er i brevene, men findes i systemet, der danner brevet, skal dannelsen af brevet ændres og skabelonen tilpasses.
I enkelte tilfælde kan der også være brug for, at medarbejderen manuelt finder det relevante CPR/CVR- nummer ved opslag.

Det er naturligvis afgørende, at CPR/CVR-nummer skal være for den faktiske modtager.

Bemærk, at opmærkning af skabeloner er en effektiv og pragmatisk metode til at overføre metadata til fjernprintløsningen. På sigt er det dog mere attraktiv, at der laves en integration mellem for eksempel ESDH- og fjernprintløsning, hvorved data overføres via en sådan integration.

Læs om meddelelsesformaterne.