Bilag skal kunne digitaliseres

Der sendes store mængder bilag (standarddokumenter, foldere, blanketter mv.) fra myndighederne, og det kan ud fra et økonomisk synspunkt være relevant at begrænset omfanget af disse. Som et led i brevanalysen bør bilagenes relevans vurderes, da de nogle gange sendes af gammel vane. Hvis bilaget fortsat er relevant, kan du afsøge muligheden for at henvise til jeres hjemmeside eller relevante selvbetjenings- løsning i brevet, hvorved I kan spare forsendelsen og bringe modtagere over på en effektiv, digital kanal.
Såfremt bilag skal sendes ud sammen med fjernprintsbrevet, bør du være opmærksom på at gøre det nemt for medarbejderen at håndtere bilagene. Bilagene skal derfor digitaliseres og organiseres, så de nemt kan findes af medarbejderen eller automatisk kan tilføjes en brevtype. Standarddokumenter og foldere kan omformateres til A4-format, og de skal være anvendelige til skærmvisning eller print hos fjernprint- leverandøren. Undgå derfor eksempelvis store farveoverflader og store billeder.

Ved blanketter/svarark skal det overvejes, hvordan modtageren bedst muligt kan svare tilbage digitalt. Det kan eksempelvis ske gennem selvbetjening, eller ved at myndigheden opsætter mulighederne for struktureret tilbagesvar i den digitale postløsning. Alternativt vil brugeren skulle udskrive og udfylde materialet selv.

Fysiske genstande – f.eks. reagensglas eller lignende - kan efter aftale med fjernprintsleverandøren udsendes automatisk med brevene.