Afsendelse af breve

Langt de fleste breve kan digitaliseres, men det vil typisk forudsætte en række aktiviteter, før de er klar. Det er derfor relevant, at du i din planlægning gennemfører en screening af de udgående breve, så du med fordel ved, hvor du kan starte.

En mulig tilgang til screeningen er at afdække brevenes modenhed i forhold til digitalisering ud fra nedenstående forudsætninger, som knytter sig til selve brevet. Derudover er det fornuftigt at afdække antallet af breve, der sendes inden for området og afdække, om området er forandringsmodent. Vær opmærksom på, at digitalisering af breve og ændring af arbejdsgange er en forandringsproces.

Du bør forholde dig til følgende emner i forbindelse med digitalisering af breve: 

  1. Attention og meddelelsesformaterne – for eksempel oplysninger om modtageren 
  2. Tilpasning af skabeloner 
  3. Systemet skal kunne udskrive til en almindelig Windows printer 
  4. Bilag, der indgår i brevet, skal kunne digitaliseres 
  5. Forsendelsen skal kunne ske med Digital Post eller med print hos en fjernprintleverandør
  6. Vejledning om særligt bebyrdende breve til virksomheder
  7. Principafgørelse fra Ankestyrelsen: Særlig vejledningsforpligtelse overgang til udsendelse af Digital Post
  8. Håndtering af enkeltsager efter 1. november (pdf)