Baggrund og formål

Pilotprojektet om dataopmærkning er en del af Digitaliseringsstrategiens Initiativ 1.5 – ”Alle meddelelser fra det offentlige er digitale" og har som formål at effektivisere kommunikationen mellem myndigheder og med større virksomheder via dataopmærkning

Initiativ 1.5 i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 har overordnet har tre målsætninger:

  1. Digitalisering af den resterende papirpost
  2. Hensigtsmæssige kanalvalg i dialogen mellem myndigheder
  3. Effektiv dialog mellem myndigheder og med større virksomheder via dataopmærkning

Indtil videre har Digitaliseringsstyrelsen igangsat pilotprojektet om dataopmærkning. De to øvrige målsætninger igangsættes senere i strategiperioden gennem to analyseprojekter.

Udfordring med forsendelser uden opmærkning

Virksomheder og myndigheder oplever i dag udfordringer med at fordele de Digital Post-forsendelser de modtager fra myndigheder, hvilket betyder ekstra tid til postfordeling inkl. ofte manuelle arbejdsgange, hvor flere medarbejdere åbner og forholder sig til indhold, der kan være personfølsomt.

En primær del af denne udfordring skyldes, at Digital Post-forsendelserne ikke er tilstrækkeligt dataopmærkede og giver modtagers system mulighed for at viderefordele posten automatisk (routing). Den automatiske fordeling kan lade sig gøre ved, at afsender begynder at berige med metadata, fx om hvem meddelelsen er tiltænkt, eller hvad den vedrører.

Pilotprojektets overordnede formål er at teste om øget brug af dataopmærkning kan

  • effektivisere arbejdsgange og sagsbehandling
  • frigøre ressourcer, der i dag anvendes til manuel fordeling
  • forbedre informations-sikkerheden omkring personfølsomme oplysninger

En øget opmærkning vil kunne bidrage til en større automatiseringsgrad, for de myndigheder og virksomheder, som har et værktøj til input- og output-håndtering (I/O). Men lige så vigtigt får myndigheder og virksomheder som ikke har et I/O-værktøj mulighed for at åbne den vedhæftede attention.xml og manuelt læse hvor meddelelsen skal leveres og hvad den indeholder.

Pilotmyndighederne

Pilotprojektet gennemføres i en arbejdsgruppe, som består af 10 myndigheder

  • 3 kommuner: Hedensted, Odense og Frederiksberg
  • Region Midtjylland
  • SKAT, Rigspolitiet, Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen, Danmarks Statistik, Sundhedsdatastyrelsen og ATP

På en række workshops i 2. halvår 2016 har arbejdsgruppen identificeret og udvalgt en række Digital Post-forsendelser fra egne systemer, som de vil begynde at opmærke med metadata i løbet af 1. halvår 2017.

Det er hensigten at der i 1. halvår 2017 skal identificeres yderligere pilotprojekter, så flere myndigheder kan komme i gang med at opmærke deres Digital Post-forsendelser med metadata.

Hvad skal pilotprojektet levere (mål)?

  • test af om dataopmærkning af Digital Post-forsendelser kan give gevinster for modtagere ifm automatisk postfordeling – både for virksomheder og andre myndigheder
  • vejledninger der beskriver tekniske krav til dataopmærkning ifm både output og input management
  • fællesoffentlige retningslinier for korrekt brug af attention-formatet til dataopmærkning, som sikrer ensartet og konsistent brug af metadata
  • kommunikations- og implementeringsaktiviteter som skal understøtte udbredelsen af dataopmærkning af Digital Post - både blandt afsendere (myndigheder) og modtagere (myndigheder og virksomheder)
  • overlevering af erfaringer med dataopmærkning til brug for kravspecifikation på Næste generation Digital Post. Pilotprojektets erfaringer med opmærkning indgår som en del af den dataindsamling, der danner grundlag for kravspecifikation på NgDP og det kommende format for Digital Post-forsendelser (meddelelsesformat og dokumentmodel)
  • samarbejde med Initiativ 8.1 (”Gode data og effektiv datadeling”) om at indsamle erfaringer med opmærkning med fællesoffentlige data (FORM og KLE)