Vejledning til PDF-filer

Her får du en vejledning til, hvordan du kan rette nogle af de mest gængse tilgængelighedsproblemer i PDF. For at rette dem kræver det, at du har en udgave af Adobe Acrobat Pro fra version 7 og op.

I denne vejledning er der benyttet en engelsk version af Adobe Acrobat Pro 9. Benytter du en dansk version af programmet, vil en del af kommandoerne, der beskrives, have en dansk betegnelse.

PDF er et billede

Er dokumentet indscannet, uden at der er brugt OCR-behandling, skal du som det første sørge for, at dokumentet bliver OCR-behandlet, så PDF-dokumentet bliver til et tekst- og ikke billeddokument.

  1. Vælg Document, OCR Text Recognition, Recognize Text Using OCR
  2. I den boks, der dukker op, skal du trykke “Edit” for at ændre de forvalgte ”Settings”.
  3. Der dukker endnu en boks op. Her vælger du sprog i Primary OCR Language. Vælg Clear Scan i PDF Output Style, og Lowest (dpi) i Downsample Images
  4. Tryk ”OK” og tryk ”OK” igen.
  5. Dokumentet bliver nu OCR-behandlet

 Valg ved OCR-behandling

 

Fra kontorapplikation til PDF

Microsoft Office 2010 og OpenOffice 3.2 har begge rigtig gode indbyggede konverteringer til PDF, og du kan også vælge, at der skal konverteres til PDF/A-1a.

Har du installeret Adobe Acrobat Pro, kan du typisk også vælge at eksportere direkte inde fra tekstbehandling til PDF.

Har du modtaget Microsoft Office-dokumenter (f.eks. Word), der skal konverteres til PDF, fra dine kolleger, og I ikke benytter Microsoft Office 2010, men en tidligere version, er det ofte mest hensigtsmæssigt, at dine kolleger sender dokumentet til dig i sit det oprindelige format, og at du så selv foretager konverteringen til PDF. Det gør du ved at åbne dokumentet inde i Adobe Acrobat Pro, så vil konverteringen ske der. Eller du kan åbne dokumentet i Microsoft Office og foretage konverteringen der, forudsat at du har installeret Adobe Acrobat.

Opsætning af PDFMaker

Du kan sikre dig, at du får den mest hensigtsmæssige konvertering fra Word til PDF ved opsætning af PDFMaker. Det skal kun gøres én gang, og er ganske simpelt.

  1. Gå ind under Adobe PDF
    Menu til Adobe PDF i Word 2003
  2. Vælg Change Conversion Settings
  3. Sæt et hak i “Create PDF/A-1a:2005 compliant file”

     Menu i PDFMaker
    1. Bruger du ikke PDF/A-1a, skal du sætte hak i ”Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF”.
    2. Tryk ”OK”

    Få et godt udgangspunkt

    Det letter arbejdet med at gøre PDF-dokumentet tilgængeligt rigtig meget, hvis der er tænkt tilgængelighed i det oprindelige dokument. Det kræver, at billeder har fået alternativ tekst (se Vejledning til alternativ tekst), og at dokumentet er struktureret med overskrifter (se Vejledning til overskrifter).

    Tilgængelige PDF’er i Adobe Acrobat Pro

    Generel tilgængelighedstest

    Ved at lave en tilgængelighedstest af dokumentet, får du en liste over de tilgængelighedsproblemer et dokument må have.

    1. Klik på ’Advanced’ dernæst ’Accessibility’ og så ’Full Check’
      Menu under Advanced
    2. Før du går videre bør du tjekke, at der er sat flueben i alle optioner under ”Checking Options” som vist nedenfor.
      Menu til Accessibility Full Check
    3. Tryk ”Start Checking”.

     Uddrag af Accessibility Repport

    Adobe Acrobat Pro vil nu køre en tilgængelighedstest af dokumentet og efterfølgende generere en rapport med eventuelle problemer. I det følgende gennemgår vi en række typiske problemer. Det er naturligvis ikke nødvendigvis alle problemer, du vil støde på, og der kan også være nogle, vi ikke gennemgår her.

    Angiv sprog

    Et udgangspunkt, for at skærmlæsere mv. læser et PDF-dokument korrekt op, er, at der er angivet, hvilket sprog teksten er skrevet på. Dette gøres således:

    1. Klik på menupunktet eller ”File” og klik dernæst ”Properties”

      Menu under File
    2. Vælg ”Advanced”
    3. Tryk dernæst ’Language’ så ’Danish’ og så ’OK’

      Menu under Advanced

    TouchUp Reading Order værktøjet

    Det mest centrale værktøj i Adobe Acrobat Pro til at arbejde med at sikre tilgængeligheden af dit PDF-dokument er TouchUp Reading Order. Det værktøj bruges til at give alternative tekster til billeder, til at angive manglende overskrifter, til at angive læserækkefølgen i dokumentet, til at gøre tabeller tilgængelige og en hel del mere, vi ikke kommer ind på.

    Når det er valgt, kan du enten bruge værktøjet direkte, eller højreklikke på et element på siden og vælge fra menuen, der dukker op.

     Værktøjet TouchUp Reading Order

    1. Du finder TouchUp Reading Order under ”Advanced”, “Accessibility”.

    I de følgende vejledninger skal TouchUp Reading Order værktøjet være åbent.

    Alternativ tekst

    1. Find de billeder, der mangler alternativ tekst i Accessibility rapporten (se Generel tilgængelighedstest)
    2. Klik på linket i rapporten ud for den specifikke fejl (teksten: No alternate text for Figure)
    3. Billedet skulle nu blive markeret i dokumentet
    4. Højreklik på billedet
    5. Vælg ”Edit Alternate Text”
      Menu efter højreklik på billede
    1. Skriv den alternative tekst i boksen, eller vælg ”Don’t Add Alt-Text”, hvis billedet ikke har betydning for forståelsen af indholdet
      Indskrivningsfelt til alternativ tekst

    Angiv læserækkefølgen/tilføj elementer til læserækkefølge

    Du skal sikre, at alle elementer i dokumentet indgår i læserækkefølgen, og at denne er logisk, dvs. at f.eks. en skærmlæser får læst indholdet i den rækkefølge, som det er tiltænkt. Desuden skal du her sikre, at elementerne er opmærket korrekt.

    1. Brug TouchUp Reading Order (se TouchUp Reading Order værktøjet )
    2. Her klikker du på ”Show Order Panel”, som giver dig følgende skærmbillede:

      Show order panel og visning af side, der er opmærket

      Vælger du ”Order” i boksen, der er dukket op, bliver dokumentet, du arbejder med, samtidig angivet med rækkefølgen af de forskellige elementer.
    3. Tjek, at alle elementer er med, f.eks. sidetal, sidehoved og -tal og lignende.
    4. Mangler der et element eller flere, markerer du elementet ved at trække cursoren rundt om. Derefter højreklikker du på elementet.
      Højrekliksmenu
    5. Vælg den relevante opmærkning.
    6. Er du utilfreds med rækkefølgen af elementerne, kan du nemt flytte rundt på dem i boksen ved hjælp af træk-og-slip med din mus.
     Oprindelig rækkefølge Ændring i rækkefølge

    Overskrifter

    Den nemmeste måde at undersøge om overskrifter er markeret som overskrifter, er at åbne Bookmarks i Navigationspanelet. Her skal overskrifterne stå. Er der ikke nogen, kan det rettes via TouchUp Reading Order eller ved højreklik med musen.

    1. Marker overskriften ved at dobbelt-klikke på den.
    2. Vælg den relevante overskrift (Heading 1, Heading 2 eller Heading 3) i TouchUp reading Order (se Værktøjet TouchUp Reading Order)
      1. Ved højreklik: Vælg mellem ”tag as heading 1”, ”tag as heading 2” eller ”tag as heading 3.

      Tilgængeliggør en tabel

      Der er blevet rigtig gode muligheder for at opmærke tabeller i Adobe Acrobat Pro, der sikrer, at tabellerne giver mening for alle.

      1. Brug TouchUp Reading Order
      2. Vælg i denne Table Editor.

      Tabellen vises nu opmærket. TD står for almindelig tabelcelle.

      Tabelvisning med Table Editor 

      1. Højre-klik med musen i en tabelcelle, der skal ændres til en celleoverskrift og vælg Table Cell Properties
        Valg af Table Cell Properties
      2. I boksen vælges nu Header Cell under ”Type”. Under ”Scope” vælges, i hvilken retning overskriften gælder. Der kan vælges imellem ”Row” (række = vandret), ”Column” (kolonne = lodret”, ”Both” eller ”None”).

      Simpel tabel

      Valg af Table Cell Properties

       

      Når de relevante tabelceller er opmærket som overskrifter, ser tabellen sådan ud. Læg mærke til, at både første række og første kolonner er opmærkede som overskrifter. Tabellen er nu tilgængelig.

      Udseendet af korrekt opmærket simpel tabel

      Kompliceret tabel

      Komplicerede tabeller har typisk overskrifter, der dækker over flere kolonner eller rækker.

       

      Poul

      Preben

      Lisa

      År

      2009

      2010

      2009

      2010

      2009

      2010

      Rejsemål

      Ecuador

      Peru

      Argentina

      Paraguay

      Belgien

      Luxemburg

      Flyselskab

      Iberia

      PanAm

      SAS

      Spanair

      KLM

      Iberia

      Pris

      12.000

      15.000

      19.000

      23.000

      550

      600

      Bonus

      45 point

      50 point

      70 point

      75 point

      2 point

      ½ point

      Markering af overskrift

      I stedet for at benytte ”Scope”, skal du markere i ”Attributes”. Sæt antallet af rækker eller kolonner overskriften dækker i ”Row Span” og ”Column Span”. Giv herefter overskriftcellen en ID.

      Markering af tabelcelleoverskrift i kompliceret tabel

      Markering af tilknyttede ID’s til tabelceller

      I tabelcellerne skal de tabeloverskrifter, der dækker over tabelcellen, angives. Under ”Associated Header Cell Ids, trykkes på plus-tegnet. Der dukker så en boks op, hvorfra den eller de relevante overskrifter kan vælges.

      I tabelcellen er overskrifterne ”Poul” og ”2009” (markeret med ID’en 09) blevet tilknyttet tabelcellen, hvori der står ”Ecuador”.

      Valg associerede overskriftceller

      Fremgangsmåden benyttes til samtlige tabelceller og tabeloverskrifter. Tabellen er nu tilgængelig.